企業の経営に、システムの利用は今や必要不可欠です。
生産管理システムや販売管理システムなど、主要な業務のために必須のシステム、そして勤怠管理システムやスケジュール管理システムなど、業務の効率化を図るためのシステム、これらを適切に導入することで、円滑な業務遂行が可能となります。
今回は、企業で利用される基幹システムと情報システムについて、それぞれの特徴と違いをご紹介します。
基幹系システムとは？
基幹系システムとは、企業の主要業務を進めるにあたって利用されるシステムです。
主に、企業が提供するサービスに直結する部分を管理・制御するためのシステムがほとんどです。
企業の経営に欠かせない部分をまとめて管理する役割があるため、活動の基盤となるシステムです。
主な基幹系システムの例
どういったシステムが基幹系システムに該当するかは、業種によっても異なりますが、代表的な基幹系システムをご紹介します。
1.生産管理システム
生産管理システムは、主に製造業で利用されるシステムです。
製品を生産する場合の、数量や納期、工程の順序をまとめた工順などを計画・管理して、業務の効率化を図ります。
生産管理システムの導入により、管理コストの削減や、製品の生産量の安定化が見込めます。
2.販売管理システム
販売管理システムは、主に販売業・小売業で利用されるシステムです。
企業が抱えている販売対象製品の在庫確認や、売上、購買データ等をシステムによって一元管理します。
基幹系システムの特徴
基幹系システムの導入にはさまざまなメリットがあります。
・業務の効率化、最適化
基幹系システムの導入で、業務全体の効率化、最適化が見込めます。
例えば、手動で行うと膨大となる在庫管理も、販売管理システムを利用すれば、在庫確認や入出庫管理、棚卸し業務を効率よく行うことが出来、作業量や時間コストを大幅に削減出来ます。
・売上などの経営状況の管理、可視化
売上や債務状況、在庫などの経営状況は常に変化するため、リアルタイムの正確な情報把握が求められます。
これら経営に関する状況をシステムで一元化して管理することで、複雑な情報が全て可視化されて、情報の迅速な把握、共有が容易となり、販売戦略の分析を迅速に行うことが可能となります。
情報系システムとは？
情報系システムとは、企業で利用されるシステムのうち、社内でのコミュニケーションや、バックオフィス業務の事務処理効率化を担うために利用されるシステムです。
基幹系システムとは異なり、必ずしも情報系システムを導入する必要はありませんが、導入することで組織内のコミュニケーション向上や事務作業効率化による、コスト削減や生産性の向上、業績アップに繋がります。
主な情報系システムの例
情報系システムとして企業で利用されている代表的なシステムをご紹介します。
1.WEB会議システム
zoomやGoogle MeetなどのWEB会議システムは、情報系システムに該当します。
昨今のテレワーク制度の普及によってよく利用されるようになったWEB会議システムは、オンライン上で、お互いの画面を共有しながらコミュニケーションを取ることが出来ます。
また1対1ではなく、複数人での同時参加も可能であるため、社内ミーティングや社外との打ち合わせに重宝されています。
2.社内SNS
社内SNSとは、従業員間で利用される、社内完結型のSNSのことを指します。
通常のSNSとは異なり、業務内容の共有など、社内の情報に限定した内容を従業員間でやり取りするために導入されるシステムです。
社内SNSを導入することで、社内のコミュニケーションはもちろん、業務内容の正確な共有、進捗状況の管理が容易となります。
3.グループウェア
グループウェアは、スケジュール管理や、ファイル共有、メールソフト、チャットや掲示板機能など、コミュニケーションの円滑化に役立つ様々な機能をもつシステムです。
コミュニケーションに役立つだけでなく、会社の規模が大きい場合は備品や会議室の予約管理といった、社内設備を有効活用するための機能が搭載されているものもあります。
製品によっては他の情報系システムと比べて導入コストが高く、従業員への普及や各機能の利用ルールの策定などは時間が掛かる場合もありますが、自社に合ったグループウェアを導入して適切に利用出来れば、業務全体の効率化を図れます。
情報系システムの特徴
情報系システムの導入には、さまざまなメリットがあります。
・社内外のコミュニケーションが円滑となる
WEB会議システム等を利用することで、社内外で円滑なコミュニケーションを取ることが出来るため、業務効率化を図れます。
・業務全体のコスト削減につながる
スケジュール管理やファイル共有など、業務支援のための機能を利用することが出来るため、適切な利用で人員コストや時間コストを削減出来ます。
基幹系システムと情報系システムの違いとは？
基幹系システムと情報系システムの違いは、企業の主要業務やサービスに直結するシステムかどうかに違いがあります。
基幹系システムは、生産管理システムや販売管理システムなど、企業の業務の根幹となる部分を管理・制御するシステムのため、導入は必須となります。
また、万が一システムが停止した場合は業務を続行出来ず、大きな損失を出す可能性もあります。
一方、情報系システムは基幹系システムとは異なり、企業の業務根幹を管理・制御するためのシステムではないため、万が一停止しても業務に大きな損失を出すことはありません。
このように、業務の根幹に関わるかどうかで、それぞれのシステムには大きな違いがあります。
また、基幹系システムと情報系システムは、業務系システムと呼ばれることもあります。
業務系システムは、主要業務に直結しない情報系システムのみが該当するという見方も中にはありますが、基幹系システムも広義的には業務系システムに含まれるといった見方もあります。
業務系システムの他、システムの種類についてはこちらの記事でも詳しく紹介しているのでぜひご確認ください。
よく混ざってしまうERPとの違いとは？
基幹系システムと混同されがちなものに、ERPがあります。
ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業が資源として持つ「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」を一箇所に集めて管理・有効活用するという考え方であり、企業資源計画とも呼ばれています。
このERPの考え方をもとに作られたシステムはERPパッケージとも呼ばれています。ドイツのSAP社、アメリカのORACLE社などが代表的なERPパッケージを販売しています。
ERPパッケージは、生産管理システムや販売管理システムなどの基幹系システムに関する機能だけではなく、社内データの一元管理といった、業務系システムの一面も併せ持っています。
つまり、基幹系システムとERPは全く同じという訳ではありません。基幹系システムと業務系システムをスムーズに連携させて、業務全体をより効率よく進められるのがERPパッケージの特徴です。
【まとめ】基幹系システムと情報系システムの特徴を理解しよう
基幹系システムは業務の根幹を管理・制御する重要なシステムであり、情報系システムは、必ずなければならないとは言わないまでも、導入することで業務効率化やコスト削減に大きな効果があります。
また、お互いのシステムを連携しやすくまとめた、ERPパッケージの導入もより効果的です。
それぞれの特徴を理解してお互いのシステムを適切に導入・利用することで、生産性の向上を図りましょう。
